2.5. Adquisiciones

2.5.1. Monedas y tipo de cambio
2.5.2. Presupuestos
2.5.3. Fondos

El módulo de adquisiciones de Koha proporciona una forma para que la biblioteca haga los pedidos a sus proveedores y gestione los presupuestos de adquisiciones.

Antes de utilizar el Módulo de Adquisiciones, debe asegurarse de que está configurado de acuerdo a sus necesidades.

2.5.1. Monedas y tipo de cambio

Si usted hace pedidos a más de un país debe completar la entrada de cambio de divisas para que el módulo de adquisiciones pueda calcular correctamente los totales.

  • Ir a: Más > Administración > Monedas y tipo de cambio

Sugerencia

Estos datos no se actualizan automáticamente, así que asegúrese de mantenerlos al día para que su contabilidad se mantenga correcta.

La moneda activa es la principal moneda que utiliza en su biblioteca. Su moneda activa tendrá una marca de verificación en la columna 'Activa'. Si usted no tiene una moneda activa verá un mensaje de error indicando que hay que elegir una moneda activa.

2.5.2. Presupuestos

Los presupuestos se utilizan para el seguimiento de los valores contables relacionados con adquisiciones. Por ejemplo, puede crear un presupuesto para el año en curso (p. ej. 2012) y luego descomponerlo enFondos para diferentes áreas de la biblioteca (por ejemplo, libros, audio, etc.)

  • Ir a: Más > Administración > Adquisiciones > Presupuestos

Al consultar la administración del presupuesto principal, usted verá dos pestañas, una para los presupuestos activos y otra para los inactivos.

2.5.2.1. Añadir un presupuesto

Para añadir un presupuesto, haga clic en el botón 'Nuevo Presupuesto'.

Para duplicar un presupuesto del año anterior, haga clic en el vínculo del nombre del presupuesto de la lista de los presupuestos

En pantalla se lista el desglose del presupuesto, haga clic en el botón Editar en la parte superior y seleccione Duplicar presupuesto

Se le presentará un formulario en el que sólo tendrá que introducir la nueva fecha de inicio y de final y guardar el presupuesto.

Esta característica duplicará no solo su presupuesto, sino además todas las partidas asociadas a ese presupuesto, de modo que puede volver a utilizar los presupuestos y fondos de año en año

Si usted no ha utilizado nunca Koha para adquisiciones entonces tendrá que comenzar con un nuevo presupuesto. Para agregar un nuevo presupuesto haga clic en el botón "Nuevo presupuesto".

  • Elija el período de tiempo en que se utilizará este presupuesto, si se trata de un curso académico, un año fiscal, cuatrimestre, etc.

  • La descripción debe ser algo que ayude a identificar el presupuesto cuando haga pedidos

  • En el cuadro de cantidad no utilizar ningún símbolo, simplemente introduzca la cantidad del presupuesto con números enteros y decimales.

  • Marcar un presupuesto como activo hace posible su utilización cuando se hacen pedidos en el módulo de adquisiciones, incluso si el pedido se coloca después de la fecha de finalización del presupuesto. Esto le permitirá registrar pedidos que fueron hechos en un período presupuestario anterior.

  • El bloqueo de un presupuesto significa que los fondos no podrán ser modificados por los bibliotecarios

Una vez que haya realizado sus cambios, haga clic en el botón 'Guardar cambios'. Usted será llevado a una lista de los presupuestos actuales.

2.5.3. Fondos

  • Ir a: Más > Administración > Adquisiciones > Fondos

2.5.3.1. Añadir un fondo

Un fondo es añadido a un presupuesto.

Importante

Debe definir un presupuesto antes de que un fondo se pueda crear.

Para agregar un nuevo fondo, haga clic en el botón Nuevo y luego elija el presupuesto al que le gustaría agregar el fondo.

En el formulario se ingresará los datos básicos del fondo.

Los tres primeros campos son obligatorios, los restantes son opcionales

  • El Código del fondoo es un identificador único para el fondo

  • El Nombre del fondo debe ser algo que sea entendido por los bibliotecarios

  • La cantidad debe ser ingresada con números enteros y decimales, sin otros caracteres

  • Puede optar por asignar este fondo a un bibliotecario. Si lo hace, lo hará para que sólo este bibliotecario puede realizar cambios en el fondo

  • Elegir en qué biblioteca se utiliza este fondo

  • Usando el menú 'Restringir acceso a' y eligiendo un propietario o biblioteca es posible restringir quién puede hacer pedidos con este fondo

  • Las notas se usan para hacer descripciones. Es conveniente agregar notas para que los bibliotecarios sepan cuando usar este fondo

  • Las categorías de planificación se utilizan con fines estadísticos. Para obtener más información acerca de las categorías de planificación, vea la FAQ de categorías de planificación .

Cuando lo haya completado, haga clic en 'Enviar' y usted será llevado a una lista de todos los fondos en el presupuesto.

A la derecha de cada fondo encontrará las opciones 'Editar', 'Borrar' y 'Añadir fondo hijo'

A child fund simply a sub-fund of the fund listed. An example would be to have a fund for 'Fiction' and under that have a fund for 'New Releases' and a fund for 'Science Fiction.' It is an optional way to further organize your finances.

Los fondos con subfondos se mostrarán con una pequeña flecha a la izquierda. Haciendo clic en ella le mostrará los subfondos.

2.5.3.2. Planificación del presupuesto

Al ver la lista de fondos, haga clic en el botón 'Planificación' y elija cómo desea planificar los gastos.

Si se elige 'Planificación mensual' se podrá ver la cantidad presupuestada desglosada por meses:

Para ocultar algunas de las columnas puede hacer clic en el enlace 'ocultar' a la derecha (o por debajo, como en la imagen de arriba) de las las fechas. Para agregar más columnas puede hacer clic en la opción 'Mostrar una columna' que se encuentra debajo del encabezado 'Fondo restante'.

Desde aquí usted puede planificar su gasto presupuestario introduciendo manualmente los valores o haciendo clic en el botón 'Auto-completar fila'. Si usted elige auto-completar el formulario el sistema intentará dividir el importe, en consecuencia puede que tenga que hacer algunas modificaciones para dividir montos con mayor precisión.

Una vez que se hayan realizado los cambios, haga clic en el botón 'Guardar'. Si desea exportar sus datos a un archivo CSV, puede hacerlo introduciendo un nombre de archivo en el campo 'Salida a un archivo llamado' y haciendo clic en el botón 'Salida'.