3.2. Catálogo

3.2.1. Modificación de ítems en lote
3.2.2. Eliminar ítems en lote
3.2.3. Exportar datos (MARC y Autoridades)
3.2.4. Inventario/Existencias
3.2.5. Creador de etiquetas
3.2.6. Creador rápido de etiquetas para tejuelos
3.2.7. Registros MARC preparados para importar
3.2.8. Administración de registros MARC preparados
3.2.9. Cargar imágenes de cubierta locales

3.2.1. Modificación de ítems en lote

  • Vaya a: Más > Herramientas > Catálogo > Modificación de ítems en lote

Esta herramienta le permitirá modificar un lote de registros de ítems en Koha.

Desde esta herramienta puede elegir subir un archivo de códigos de barras o un archivo de número de ítem, o bien puede escanear los ítems, uno a uno, añadiéndolos en la caja que está debajo de la herramienta. Una vez que se ha subido el fichero o se ha completado la lista de los códigos de barras puede hacer clic en "Continuar".

Se le presentará un resumen de los ítems que quiere modificar. Desde aquí puede desmarcar los ítems que no desee modificar antes de hacer los cambios en la plantilla siguiente. Puede, además, ocultar columnas que no necesite ver para evitar tener que mover la barra de desplazamiento de izquierda a derecha para visualizar toda la ficha del ítem.

Utilizando la plantilla de edición puede elegir los campos a editar. Marcando la casilla que hay a la derecha de cada campo, puede eliminar los valores de ese campo para los registros que esté modificando.

Una vez que haya realizado los cambios se le presentarán los ítems resultantes.

Sugerencia

Usted puede también añadir ítems en un registro bibliográfico en grupo yendo al registro bibliográfico y haciendo clic en Editar > Editar ítems en lote

3.2.2. Eliminar ítems en lote

  • Vaya a: Más > Herramientas > Catálogo > Eliminar ítems en lote

Esta herramienta le permitirá eliminar un lote de ítems en Koha.

Desde esta herramienta puede elegir subir un archivo de código de barras o de número de ítem, o puede escanear los ítems uno a uno y añadirlos en el espacio que hay junto a la herramienta.

Una vez que haya subido su fichero o escaneado los códigos de barras puede hacer clic en "Continuar".

Se le presentará una pantalla de confirmación. Desde aquí puede desmarcar los ítems que no quiera borrar y decidir si Koha debe eliminar los registros bibliográficos si el último ítem va a ser borrado antes de marcar "Borrar registros seleccionados".

Si el fichero (o listado de códigos de barras escaneados) tiene más de 1000 códigos de barras, Koha no podrá presentar un listado con los ítems. Todavía se podrá borrarlos, pero no se podrá elegir qué ítems borrar específicamente o borrar los registros bibliográficos.

Si los ítems están prestados, se producirá un error después de hacer clic en "Borrar items seleccionados" y los items no se borrarán.

Si los ítems pueden ser borrados, se eliminarán y se presentará una pantalla con una confirmación del borrado.

3.2.3. Exportar datos (MARC y Autoridades)

  • Get there: More > Tools > Catalog > Export Data

Koha comes with a tool that will allow you to export your bibliographic, holdings and/or authority data in bulk. This can be used to send your records to fellow libraries, organizations or services; or simply for backup purposes.

3.2.3.1. Exportar registros bibliográficos

En la parte superior de la pantalla tiene que seleccionar los datos que va a exportar. Si va a exportar registros bibliográficos con o sin la información sobre los fondos que desee, haga clic en la pestaña 'Exportar registros bibliográficos'.

  • Complete la plantilla para limitar la exportación a un rango específico (todos los campos son opcionales)

    • Elija para limitar la exportación por una o más de las siguientes opciones

      • Limitar a un rango de número de registro

      • Limitar a un tipo específico de ítem

      • Limitar a una biblioteca específica

      • Limitar a un rango de signatura topográfica

      • Limitar a un rango de fecha de adquisición

    • Elija después qué omitir al exportar

      • Por defecto se exportarán los ítems, si sólo se quieren exportar los datos bibliográficos, marque la casilla "No exportar ítems"

      • Para limitar la exportación solo a los ítems de la biblioteca en la que se está registrado (si se deja el campo de "Biblioteca" establecido en "Todos") o a la biblioteca que se ha seleccionado anteriormente, marque la casilla "Borrar ítems no locales"

      • Puede, además, elegir qué campos no quiere exportar. Puede ser útil si se están compartiendo datos, puede borrar todos los campos locales antes de enviar los datos a otra biblioteca

    • Finalmente elija el tipo de archivo y el nombre del mismo

      • Elija exportar los datos en formato marc o en marcxml

      • Elija el nombre con el que quiere guardar su archivo

    • Haciendo clic en 'Exportar registros bibliográficos'

3.2.3.2. Exportar registros de autoridad

En la parte superior de la pantalla tiene que seleccionar los datos que va a exportar. Si va a exportar los registros de autoridad haga clic en la pestaña Exportar registros de autoridad'.

  • Complete la plantilla para limitar la exportación a un rango específico (todos los campos son opcionales)

  • Luego seleccione los campos que desea excluir de la exportación separados por un espacio (sin comas)

    • Si por ejemplo desea excluir todos los subcampos del 200 introduzca solo 200

    • Si usted quiere excluir un subcampo específico introduzca a éste al lado del valor de campo, 100a excluirá solo el subcampo 'a' del 100

  • Finalmente elija el tipo de archivo y el nombre del mismo

    • Elija exportar los datos en formato marc o en marcxml

    • Elija el nombre con el que quiere guardar su archivo

  • Hacer clic en 'Exportar registros de autoridad'

3.2.4. Inventario/Existencias

  • Vaya a: Más > Herramientas > Catálogo > Inventario/Existencias

La herramienta Inventario de Koha puede usarse de dos maneras, la primera es imprimiendo una lista de estantería sobre la que se puedan marcar ítems o bien subiendo un archivo de texto de códigos de barras recogidos por un escaner portátil.

Si no se puede utilizar el escáner de códigos de barras sobre el suelo de la biblioteca, la primera opción válida es generar la lista de estantería basada en los criterios que se decidan.

Elija qué biblioteca, localización en estantería, rango de signaturas topográficas, estado del ítem y cuando fue visto por última vez para generar un listado de estantería que se pueda imprimir para utilizar mientras se camina alrededor de la biblioteca comprobando la colección

Opcionalmente puede exportar la lista a un archivo CSV para modificarla en una aplicación de su escritorio. Simplemente hay que marcar la casilla que hay junto a 'Exportar a archivo CSV' para generar el archivo.

Una vez que haya localizado los ítems en las estanterías puede volver a esta lista y marcar los ítems encontrados para actualizar el sistema desde la última revisión hasta hoy.

Si dispone de un escáner portátil (o un pc portátil con escáner USB) puede caminar a lo largo de la biblioteca con el escáner en la mano y escanear los códigos de barras según vaya llegando a ellos. Una vez que haya finalizado, puede subir a Koha el fichero de texto generado por el escáner.

Elija el fichero de texto y la fecha con la que desee marcar todos los ítems revisados y pulse 'Subir'.

3.2.5. Creador de etiquetas

  • Vaya a: Más > Herramientas > Catálogo > Creador de etiquetas

El creador de etiquetas permite utilizar diseños y plantillas para imprimir una variedad ilimitada de etiquetas, incluyendo códigos de barras. Algunas de las características del módulo del creador de etiquetas son:

  • Personalizar diseños de etiqueta

  • Diseñar plantillas de etiquetas personalizadas para imprimir etiquetas

  • Crear y gestionar lotes de etiquetas

  • Exportar uno o varios lotes

  • Exportar etiquetas individuales o múltiples dentro de un lote

  • Exportar datos de la etiqueta en uno de estos tres formatos:

    • PDF - legibles por cualquier lector estándar de PDF, generando etiquetas que puedan imprimirse directamente en una impresora

    • CSV - Exportar datos de etiquetas después de aplicar el diseño elegido, lo cual permite importar las etiquetas en una variedad de aplicaciones

    • XML - Se incluye como formato de exportación alternativo

En la parte superior de cada pantalla del Creador de etiquetas, se ve una barra de herramientas que permite el acceso rápido a funciones importantes. El menú a la izquierda de cada pantalla también permite un fácil acceso a las diferentes secciones del Creador de etiquetas. La ruta de navegación en la parte superior de cada pantalla indicará específicamente dónde se encuentra el usuario dentro del módulo Creación de etiquetas y permitirá la navegación rápida a las secciones previamente visitadas. Por último, se puede encontrar información más detallada sobre cada sección del Creador de etiquetas haciendo clic en el enlace de ayuda en línea en la esquina superior izquierda de cada página.

3.2.5.1. Plantillas

  • Vaya a: Más > Herramientas > Creador de etiquetas > Plantillas

Una plantilla se basa en las existencias de etiquetas/tarjetas que se utilizan en la biblioteca. Estas deberían ser Avery 5160 para las etiquetas de dirección, Gaylord 47-284 para las etiquetas de los lomos o Avery 28371 para las tarjetas de usuario, sólo por poner un ejemplo. Estas etiquetas incluyen toda la información que se necesita para instalar un Koha. Esta información suele figurar en el paquete de las etiquetas y si no está puede encontrarse fácilmente en el sitio web del distribuidor.

3.2.5.1.1. Agregar una plantilla

Para agregar una nueva plantilla, haga clic en el botón 'Plantillas' en la parte superior de la página y seleccione 'Nueva plantilla'

Utilizando el formulario que aparece, usted puede definir la plantilla para su hoja de etiquetas o tarjetas.

  • El ID de la plantilla se generará automáticamente una vez guardada la plantilla, es simplemente una identificación única generada por el sistema

  • El código de la plantilla debe ser algo que usted pueda utilizar para identificar la plantilla en una lista de plantillas

  • Puede utilizar la descripción de plantillas para agregar información adicional acerca de la plantilla

  • El desplegable Unidades se usa para definir qué escala de medición va a usar para la plantilla. Esto probablemente debe coincidir con la unidad de medida utilizada en la descripción de la plantilla proporcionada por el proveedor del producto.

  • Las medidas, número de columnas y número de filas, pueden encontrarse en los paquetes del producto o en la web del proveedor.

    • Importante

      Si no se da un margen izquierdo a la plantilla, se aplicará un margen por defecto de 3/16" (13.5 puntos)

  • Un perfil es un conjunto de "ajustes" aplicado a una plantilla justo antes de imprimir, el cual se usa para adecuarse a las particularidades de una impresora determinada (a la cual se le asigna el perfil).

    • Antes de escoger unas características intente imprimir algunas etiquetas de prueba para que pueda definir fácilmente un perfil que sea adecuado para su combinación de impresora/plantilla.

    • Si encuentra alguna anomalía en el documento impreso, cree un perfil y asígnelo a la plantilla.

Luego de guardar, su plantilla aparecerá en la página 'Administrar plantillas'.

3.2.5.2. Perfiles

  • Vaya a: Más > Herramientas > Creador de etiquetas > Perfiles

Un perfil es un conjunto de "ajustes" aplicados a una plantilla dada justo antes de imprimir que compensa las anomalías únicas y peculiares de una impresora dada (a la que se ha asignado este perfil). Esto significa que si se aplica una plantilla y después se imprime un conjunto de datos de prueba y se ve que los ítems no están todos bien alineados en cada etiqueta, se necesita establecer un perfil para cada impresora para corregir las diferencias en los estilos de impresión, tales como el cambio de texto a la izquierda, a la derecha, arriba o abajo.

Si las etiquetas se imprimen como se desea, no es necesario un perfil.

3.2.5.2.1. Añadir un perfil

Para agregar un nuevo perfil, haga clic en el botón 'Perfiles' en la parte superior de la página y seleccione 'Nuevo perfil'

Utilizando el formulario que aparece puede crear un perfil para solucionar cualquier problema con la plantilla.

  • El nombre de la impresora y la bandeja de papel no tienen que coincidir exactamente con los de su impresora, es solo una referencia para poder recordar para qué impresora ha configurado el perfil. Así que si usted desea utilizar el número de modelo de la impresora en nombre de la impresora o puede llamarla 'impresora en mi escritorio'

  • La plantilla se completará una vez que se haya elegido la plantilla para aplicar el perfil en el formulario de edición de plantillas

  • El desplegable de Unidades se utiliza para definir qué escala de medida va a utilizar para su perfil.

  • El offset describe lo que sucede cuando la imagen completa no está centrada tanto vertical como horizontalmente y 'Arrastrarse' describe una condición donde la distancia entre las etiquetas cambia a lo largo de la página o hacia arriba y abajo de la página

    • Para estos valores, los números negativos mueven hacia arriba y a la izquierda y los números positivos mueven hacia abajo y a la derecha

    • Ejemplo: el texto es .25" desde el borde izquierdo de la primera etiqueta, .28" desde el borde izquierdo de la segunda etiqueta y .31" desde el borde izquierdo de la tercera etiqueta. Esto significa que la fluencia horizontal se debe establecer en .03" para compensar esta diferencia.

Después de guardar, sus perfiles aparecerán en la página 'Administrar perfiles'.

Una vez que haya guardado el nuevo perfil, puede volver a la lista de plantillas y optar por editar la plantilla para este perfil.

3.2.5.3. Diseños

  • Vaya a: Más > Herramientas > Creador de etiquetas > Diseños

Un diseño se utilizará para definir los campos que queremos que aparezcan en las etiquetas.

3.2.5.3.1. Agregar un diseño

Para agregar un nuevo diseño, hacer clic en el botón 'Diseños' en la parte superior de la página y seleccione 'Nuevo Diseño'

Utilizando el formulario que aparece puede crear un perfil para solucionar cualquier problema con la plantilla.

  • El nombre del diseño puede ser cualquier cosa que desee para que le ayude a identificarlo más tarde.

  • Si es una etiqueta de código de barras habrá que elegir la codificación (el código 39 es el más común)

  • El tipo de diseño puede ser una combinación de información bibliográfica y/o código de barras. Por ejemplo una etiqueta para un lomo puede ser el bibliográfico mientras que una etiqueta para que el personal de ciculación pueda prestar el libro sería, probablemente el biliográfico/código de barras.

  • Los datos bibliográficos a imprimir incluyen cualquiera de los campos de datos que pueden ser mapeados a las plantillas MARC. Se puede elegir desde la lista de campos preestablecida o se puede marcar 'listar campos' e introducir los campos que queremos incluir. En 'Listar campos' se pueden especificar los subcampos MARC como una cadena de cuatro caracteres que incluya el campo y el subcampo: (p. ej. 245a para el campo título). También se puede incluir un listado de campos con separaciones en blanco entre ellos para concatenar en una línea con dobles comillas (p. ej. "099a 099b" o "código de barras de la signatura del ítem"). Los campos disponibles provienen de las tablas de las bases de datos listadas debajo. Finalmente puede añadir una cadena estática de texto con comillas simples (p. ej. 'parte del texto estático aquí').

    • Puede utilizar el visor de esquema (http://schema.koha-community.org) con las siguientes tablas para encontrar los nombres de los campos a utilizar:

      • Actualmente se utilizan todos los campos de las tablas siguientes: ítems, biblioitems, biblio, sucursales

  • Seleccione si el fabricante de la etiqueta deberá imprimir las guías alrededor de cada etiqueta

  • Seleccione si desea que Koha intente dividir las signaturas (utilizadas normalmente en las etiquetas de los lomos)

  • Finalmente seleccione los ajustes del texto, tales como alineacion, tipo de fuente y tamaño.

Después de guardar, sus diseños van a aparecer en la página 'Administrar diseños'.

3.2.5.4. Lotes

  • Vaya a: Más > Herramientas > Creador de etiquetas > Lotes

Los lotes están formados por códigos de barras que se quiere imprimir. Una vez en esta herramienta, se pueden buscar los registros de ejemplar para los que se quiere imprimir las etiquetas.

3.2.5.4.1. Agregar un lote

Los lotes pueden ser creados por dos vías. La primera es marcando el link "Crear lote de etiquetas" en la página 'Administración de registros MARC preparados':

La otra vía es seleccionar crear un nuevo lote desde la herramienta de creador de etiquetas

Se le dirigirá a un lote vacío con un botón 'Agregar ítem(s)' en la parte superior de la página y un espacio para escanear los códigos de barras.

Se pueden, además, escanear los códigos de barras en el espacio destinado y marcar el botón 'Agregar ítem(s)' o puede marcar 'Agregar ítem(s)' con el espacio para los códigos de barras vacío. Marcar 'Add ítem(s)' sin ningún código de barras abrirá una ventana de búsqueda para encontrar los ítems que se quieren añadir al lote.

Desde los resultados de la búsqueda, marque la casilla que hay junto a los ítems que se quieren añadir al lote y haga clic en el botón 'Añadir marcados'. Puede, además, añadir ítems uno a uno marcando el botón 'Añadir" que hay a la izquierda de cada ítem.

Una vez que se han añadido todos los ítems, hacer clic en el botón 'Hecho'. La página resultante listará los ítems que se han seleccionado.

Para imprimir las etiquetas, haga clic en el botón 'Exportar lote'. Para imprimir solo alguna de las etiquetas, marque el botón 'Exportar ítem(s)'. En ambos casos obtendrá como resultado una pantalla de confirmación desde la que puede elegir la plantilla y el diseño.

Se obtienen tres opciones de descarga: PDF, Excel, y CSV

Después de guardar el archivo, simplemente imprima sobre las etiquetas en blanco de su biblioteca.

3.2.6. Creador rápido de etiquetas para tejuelos

  • Vaya a: Más > Herramientas > Catálogo > Creador rápido de etiquetas para tejuelos

Sugerencia

Esta herramienta no utiliza las plantillas o diseños de etiquetas, simplemente imprime una etiqueta para tejuelo en el primer espacio de la hoja de etiquetas.

  • Define los campos que se quiere imprimir en la etiqueta para el tejuelo en la preferencia del sistema SpineLabelFormat

  • Hay que dar formato a la impresión de etiquetas editando el archivo spinelabel.css que está en koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/css/

Para utilizar esta herramienta simplemente se necesita el código de barras del libro para el que se quiere imprimir el tejuelo.

3.2.7. Registros MARC preparados para importar

  • Ir a: Más > Herramientas > Catálogo > Registros MARC preparados para importar

This tool can be used to import both bibliographic and authority records that are saved in MARC format. Importing records into Koha includes two steps. The first is to stage records for import.

  • En primer lugar hay que localizar el archivo MARC en el ordenador

  • Seguidamente aparecerá una pantalla con opciones para coincidencia de registros e importaciones de ítems

    • Introduzca 'Comentarios acerca de este archivo" para identificar la carga cuando vaya a la herramienta 'Administrar registros MARC preparados'

    • Indicar a Koha qué tipo de archivo es, bibliográfico o de autoridades

    • Elija la codificación de caracteres

    • Elija si quiere o no buscar coincidencia de registros

    • Seguidamente hay que elegir qué hacer con las coincidencias de registros si se encuentran

    • Finalmente hay que elegir qué hacer con los registros que son únicos

    • Next you can choose whether or not to import the item data found in the MARC records (if the file you're loading is a bibliographic file)

  • Pulse 'Preparados para importar'

  • Se obtiene una pantalla de confirmación de la importación del MARC

  • Para completar el proceso continúe con la herramienta Administración de registros MARC preparados

3.2.8. Administración de registros MARC preparados

  • Vaya a: Más > Herramientas > Catálogo > Administración de registros MARC preparados

Una vez que estánpreparados los registros para la importación se puede completar la misma utilizando esta herramienta.

  • De la lista de registros preparados, marque el nombre del archivo en el que quiere finalizar la importación

    • Los registros que ya han sido importados lo indican en su 'Estado'

  • Aparecerá un resumen de la importación junto con la opción de cambiar las reglas de coincidencia

  • Debajo del resumen está la opción de importar el lote de registros bibliográficos utilizando una estructura específica

    • No es necesario elegir otra plantilla diferente a la plantilla 'por defecto', pero es interesante para ejecutar informes y tener el adecuado nivel bibliográfico seleccionado de tipo de ejemplar para la importación.

  • Debajo de la selección de la plantilla habrá un listado de los registros que van a ser importados

    • Hay que revisar el resumen antes de completar la importación para asegurarse que ha funcionado la regla de coincidencia y que los registros aparecen como se espera

  • Hacer clic en 'importar al catálogo' para completar la importación

  • Una vez que su importación se ha completado un enlace a los nuevos registros bibliográficos aparecerán a la derecha de cada título que se importó

  • También se puede deshacer la importación haciendo clic en el botón 'Deshacer la importación en el catálogo'

Los registros importados usando esta herramienta permanecen en el 'depósito' hasta que sean borrados. Estos ítems aparecerán en la búsqueda en el catálogo desde la herramienta Catalogacion

Para borrar ítems del 'depósito':

  • Visite la pantalla principal de la herramienta Administración de registros MARC preparados

  • Para borrar un lote, haga clic en el boton 'Limpiar' de la derecha

  • Se le mostrará un mensaje de confirmación

    • Acepte la eliminación y los registros se borrarán del depósito y el estado cambiará a 'borrado'

3.2.9. Cargar imágenes de cubierta locales

  • Ir a: Más > Herramientas > Catálogo > Cargar imágenes de cubierta locales

This tool will allow you to upload cover images for the materials in your catalog. To access this tool, staff will need the upload_local_cover_images permission. In order for images to show in the staff client and/or OPAC you will need to set your LocalCoverImages and/or OPACLocalCoverImages preferences to 'Display.' Images can be uploaded in batches or one by one.

Sugerencia

Koha does not have a maximum file size limit for this tool, but Apache may limit the maximum size of uploads (talk to your sys admin).

Sugerencia

When you want to upload multiple images onto a bib record, they will display left to right (then top to bottom, depending on screen real estate) in order of uploading, and the one on the left (the first one uploaded) will be the one used as a thumbnail cover in search results and on the detail page. There is no way to reorder cover images uploaded in this way, so be sure to upload them in the order you'd like them to appear.

Si sube una única imagen:

  • Visite la herramienta y haga clic en el botón 'Examinar' para buscar la imagen en su máquina local.

  • Haga clic en 'Subir archivo'

  • Elija 'Archivo de imagen' en la sección 'Tipo de archivo'

  • Introduzca el biblionumber para el registro al que está adjuntando esta imagen. Éste no es el mismo que el código de barras, éste es el número generado por el sistema asignado por Koha.

    • Localice el biblionumber mirando el final de la URL en la barra de direcciones en la página de detalles

    • o haciendo clic en la pestaña MARC en la página de detalles en la interfaz administrativa

  • Si quisiera reemplazar otras imágenes de portada que haya cargado en el pasado, marque la casilla 'Reemplazar cubiertas existentes' en la sección 'Opciones'

  • Haga click en 'Procesar imágenes'

  • Se le mostrará un resumen de la carga y un enlace al registro al que acaba de agregar la imagen

Si carga un lote de imágenes a la vez deberá preparar primero un archivo ZIP.

  • Introduzca en el archivo ZIP todas las imágenes que está cargando

  • Incluya también un archivo de texto (*.TXT) llamado datalink.txt o idlink.txt con una relación de los biblionumber seguidos por el nombre de la imagen, una por línea

    • ej. 4091,image4091.jpg

  • Busque en su ordenador local el archivo ZIP

  • Haga clic en 'Subir archivo'

  • Elija 'Archivo Zip' en la sección 'Tipo de archivo'

  • Si quisiera reemplazar otras imágenes de portada que haya cargado en el pasado, marque la casilla 'Reemplazar cubiertas existentes' en la sección 'Opciones'

  • Haga click en 'Procesar imágenes'

  • Se le mostrará un resumen de la carga

Importante

La imagen original se utiliza para generar una miniatura de 140 x 200 píxeles y una imagen de tamaño real de 600 x 800 píxeles. El tamaño original de la imagen cargada no será almacenada por Koha.

Usted podrá ver sus imágenes de cubierta en la interfaz administrativa en la página de detalles bajo el menú 'Imagen' en la tabla de fondos en la parte inferior

En el OPAC las imágenes de cubierta también aparecerán en la pestaña imágenes, así como al lado del título y de los resultados de búsqueda

Si desea borrar una imagen de cubierta, haga clic en el enlace 'Borrar imagen' debajo de la imagen.