2.3. Usuarios y circulación

2.3.1. Categorías de usuarios
2.3.2. Reglas de circulación y multas
2.3.3. Tipos de atributo de usuario
2.3.4. Límites de transferencia de la biblioteca
2.3.5. Matriz de costes de tranporte
2.3.6. Alertas de circulación de ítems
2.3.7. Ciudades y pueblos
2.3.8. Tipos de vía

Ajustes para el control de la circulación y la información del usuario.

2.3.1. Categorías de usuarios

Las categorías de usuarios permiten organizar a los usuarios en diferentes roles, grupos de edad, y tipos de usuarios.

  • Ir a: Más > Administración > Usuarios y circulación > Categorías de usuario

Los usuarios son asignados a una de las seis categorías principales:

  • Adulto

    • El más común de los tipos de usuario, usados para una categoría general de usuario.

  • Niño

    • Los niños pueden estar unidos a un usuario tutor.

  • Personal

    • Los bibliotecarios ( y el personal de la biblioteca) debería estar asignado a la categoría 'Personal' para poder asignarles sus permisos y darles acceso a la interfaz administrativa.

  • Organizacional

    • Los usuarios Organizacionales son organizaciones. Las organizaciones pueden ser utilizados como garantes para los usuarios profesionales.

  • Profesional

    • Los clientes profesionales pueden estar asociados con usuarios institucionales

  • Estadístico

    • Este tipo usuario se utiliza estrictamente para fines estadísticos, como en el caso de préstamos en sala.

2.3.1.1. Añadiendo una categoría de usuario

Para agregar una nueva categoría de usuario, haga clic en 'Nueva categoría' en la parte superior de la página

  • El 'Código de la categoría' es un identificador para su nuevo código.

    • Importante

      El código de la categoría puede tener una longitud máxima de 10 caracteres (números y letras)

    • Importante

      Este campo es obligatorio para guardar la categoría de usuario. Si se deja en blanco se mostrará un mensaje de error.

  • En el campo 'Descripción' introduzca texto sin formato para describir la categoría

    • Importante

      Este campo es obligatorio para guardar la categoría de usuario. Si se deja en blanco se mostrará un mensaje de error.

  • El periodo de asociación (en meses) debe completarse si hay un período de inscripción limitada para sus usuarios (por ejemplo, el carnet de usuario de estudiante expira después de 9 meses o hasta una fecha específica)

    • Importante

      No se puede introducir simultaneamente un límite de meses y una fecha de expiración del carnet. Elegir uno u otro.

    • Importante

      Este campo es obligatorio para guardar la categoría de usuario. Si se deja en blanco se mostrará un mensaje de error.

  • Algunas categorías de usuario pueden tener un requisito de edad mínima asociada a ellas, entrar esta edad en 'Edad requerida'

    • Importante

      Este valor solo será comprobado si BorrowerMandatoryField define la fecha de nacimiento como campo obligatorio en el registro del usuario

  • Las categorías de usuarios también pueden tener una edad máxima asociada con ellas (como los niños), introducirlo en 'Límite de edad superior'

    • Importante

      Este valor solo será comprobado si BorrowerMandatoryField define la fecha de nacimiento como campo obligatorio en el registro del usuario

  • Si se cobra una cuota de usuario (como los que viven en otra región) puede introducir la cantidad en el campo 'Costo de asociación'.

    • Importante

      Solo introduzca números y decimales en este campo

  • Si se desea que el usuario reciba avisos de vencimiento, establezca la opción 'Se requiere aviso de retraso' a 'Sí'

  • Usted puede decidir para cada categoría de usuarios si los ítems perdidos se muestran en la interfaz administrativa eligiendo esa opción en el menú desplegable de 'Ítems perdidos en la interfaz administrativa'

    • Importante

      Tenga en cuenta que esto sólo es aplicable para la interfaz administrativa, por lo que cambiar este valor en las categorías de usuarios que no tienen acceso a la interfaz administrativa no supondrá ningún cambio

  • Si se cobra a los usuarios por hacer reservas, introduzca la cantidad en el campo 'Costo de reserva'

    • Importante

      Solo introduzca números y decimales en este campo

  • En el campo 'Tipo de categoría', seleccione una de lasseis categorías principales

    • Importante

      Este campo es obligatorio para guardar la categoría de usuario. Si se deja en blanco se mostrará un mensaje de error.

  • La 'Limitación a sucursales' permite limitar esta categoría de usuario a algunas sucursales en el sistema de bibliotecas. Seleccione "Todas las sucursales' si quisiera que cualquier biblioteca pueda utilizar esta categoría.

  • Por último se puede asignar preferencias avanzadas de mensajería de forma predeterminada a una categoría de usuario

    • Importante

      Requiere que EnhancedMessagingPreferences esté habilitada

    • Estos valores predeterminados serán aplicados a nuevos socios que son añadidos al sistema. No se editarán las preferencias de la existencia de socios. También, pueden ser cambiados para socios individuales, esta configuración es establecida predeterminada para hacer más fácil la configuración de mensajes para una categoría entera.

      • Sugerencia

        Después de configurar predeterminadamente la categoría del socio se puede forzar cambios a todos los socios ejecutando el script borrowers-force-messaging-defaults que se encuentra en la carpeta misc/maintenance. Pregunte a su administrador del sistema para asistencia del script.

2.3.2. Reglas de circulación y multas

Estas reglas definen cómo se prestan los ítems, cómo y cuando se calculan las multas y cómo se manejan las reservas.

  • Ir a: Más > Administración > Usuarios y circulación > Reglas de circulación y multas

Las reglas se aplican desde la más específica a la menos específica, usando la primera que se encuentre en este orden:

  • misma biblioteca, mismo tipo de socio, mismo tipo de ítem

  • misma biblioteca, mismo tipo de socio, todos los tipos de ítem

  • misma biblioteca, todos los tipos de socios, mismo tipo de ítem

  • misma biblioteca, todos los tipos de socio, todos los tipos de ítem

  • default (all libraries), same patron type, same item type

  • default (all libraries), same patron type, all item types

  • default (all libraries), all patron types, same item type

  • default (all libraries), all patron types, all item types

Sugerencia

Si la biblioteca es la única del sistema seleccione el nombre de su sucursal antes de crear reglas (algunas veces tener reglas para 'todas las bibliotecas' puede provocar problemas con las reservas)

Importante

Por lo menos usted tendrá que establecer una regla de circulación por defecto. Esta regla debe ser fijada para todos los tipos de ítem, para todas las bibliotecas y para todas las categorías de usuario. En el momento del préstamo si usted no tiene una regla todos los tipos de ítem, para todas las bibliotecas y para todas las categorías de usuario, entonces puede ver a los usuarios con sus reservas bloqueadas. Usted también querrá una regla específica para su biblioteca concreta establecida para todos los tipos de ítem para todos los tipos de usuarios para evitar este problema con las reservas. Koha necesita saber a qué reglas acudir.

2.3.2.1. Reglas de préstamo por defecto

Utilizando la matriz de reglas de préstamo se pueden definir reglas combinadas que dependen de tipos de usuario/ítem. Para establecer las reglas, elija una biblioteca desde el menú desplegable (o 'Todas las bibliotecas' si queremos aplicar estas reglas a todas las sucursales):

De la matriz se puede elegir cualquier combinación de las categorías usuario y los tipos de ítems para aplicar las reglas

  • Primero elija la categoría de usuario a la que le gustaría que se aplique la regla. Si deja el valor en 'Todos' se aplicará a todas las categorías de usuarios

  • Choose the 'Item type' you would like this rule to apply to. If you leave this to 'All' it will apply to all item types

  • Limit the number of items a patron can have checked out at the same time by entering a number in the 'Current checkouts allowed' field

  • Define the period of time an item can be checked out to a patron by entering the number of units (days or hours) in the 'Loan period' box.

  • Choose which unit of time, Days or Hours, that the loan period and fines will be calculated in in the 'Unit' column

  • También se puede definir una fecha de devolución estricta para una categoría específica de usuario y tipo de ítem. Una fecha de devolución estricta ignora las reglas de circulación habituales y lo hace de modo que todos los ítems del tipo definido venzan, antes o después de la fecha que se especifique.

  • 'Fine amount' should have the amount you would like to charge for overdue items

    • Importante

      Introducir sólo números enteros y decimales (no símbolos de monedas).

  • Enter the 'Fine charging interval' in the unit you set (ex. charge fines every 1 day, or every 2 hours)

  • The 'Fine grace period' is the period of time an item can be overdue before you start charging fines.

    • Importante

      Este solo puede ser establecidos en días, no en horas

  • El 'Máximo de multas por retrasos' es la multa máxima para esta combinación de usuario e ítem

    • Importante

      Si este campo se deja en blanco entonces Koha no pondrá un límite a las multas que este ítem acumulará. Se puede establecer una cantidad máxima de multas usando la preferencia del sistema MaxFine.

  • If your library 'fines' patrons by suspending their account you can enter the number of days their fine should be suspended in the 'Suspension in days' field

    • Importante

      Este solo puede ser establecidos en días, no en horas

  • Next decide if the patron can renew this item type and if so, enter how many times they can renew it in the 'Renewals allowed' box

  • Si se permiten las renovaciones se puedan controlar el tiempo del periodo de renovación del préstamo (en las unidades que haya elegido) en el cuadro "Período de renovación"

  • If the patron can place holds on this item type, enter the total numbers of items (of this type) that can be put on hold in the 'Holds allowed' field

  • Por último, si se cobra un precio de alquiler para el tipo de ítem y se desea hacer a un tipo de usuario concreto un descuento en este precio, introduzca el porcentaje de descuento (sin el símbolo %) en el campo 'Descuento de alquiler'

When finished, click 'Add' to save your changes. To modify a rule, simply click the 'Edit' link to the right of the fule and edit the values that appear filled in at the bottom of the form.

Si desea borrar su regla, haga clic en el enlace 'Anular' a la derecha de la regla.

Para ahorrar tiempo se pueden clonar reglas desde una biblioteca a otra, eligiendo la opción de clonar arriba de la matriz de reglas.

Después de elegir clonar se le mostrará un mensaje de confirmación

2.3.2.2. Política de préstamos y reservas predeterminada

You can set a default maximum number of checkouts and hold policy that will be used if none is defined below for a particular item type or category. This is the fall back rule for defaults.

From this menu you can set a default to apply to all item types and patrons in the library if no other option is set in the forms below.

  • En 'Total de préstamos simultaneos permitidos', introducir el número total de ítems que los clientes pueden tener prestados en forma simultanea

  • El control desde donde los usuarios pueden hacer reservas se puede hacer en el menú 'Política de reservas'

    • Desde cualquier biblioteca: los usuarios de cualquier biblioteca pueden hacer reservas de este ítem (es el valor por defecto)

    • Desde la biblioteca original del ítem: sólo los usuarios de la biblioteca a la cual pertenece el ítem pueden hacer reservas.

    • No se permiten reservas: este libro no admite reservas.

  • El control a dónde va el ítem una vez devuelto

    • El ítem regresa a sede de origen

    • El ítem regresa a sede de préstamo

    • El ítem se queda flotando

      • Cuando un ítem queda flotando permanece en la sede de devolución y no vuelve a la sede de origen

  • Una vez que su regla está establecida, puede anularla haciendo clic en el enlace 'Anular' a la derecha de la regla

2.3.2.3. Préstamos por usuario

Para esta biblioteca, puede especificar el número máximo de préstamos que un usuario de una determinada categoría puede recibir, independientemente del tipo de ítem.

Sugerencia

Si la cantidad total de préstamos a una dada catagoría de usuario se deja en blanco, no tendrá límites, a menos que defina un límite específico para un dado tipo de ítem.

Por ejemplo, si usted tiene una regla en la matriz que dice que los usuarios Board se les permiten 10 libros y 5 DVDs, pero desea hacerlo de modo que los usuarios Board tengan solo un total de 12 ítems prestados a la vez. Si introduce 12 aquí y el usuario tiene 10 libros prestados entonces solo se le permitirán 2 DVDs que equivalen a los 12 permitidos en total.

2.3.2.4. Políticas de reserva de ítems

For this library, you can edit hold and return policies for a given item type, regardless of the patron's category.

Las diferentes políticas de reservas tienen los siguientes efectos:

  • Desde cualquier biblioteca: los usuarios de cualquier biblioteca pueden hacer reservas de este ítem (es el valor por defecto)

  • Desde la biblioteca original del ítem: sólo los usuarios de la biblioteca a la cual pertenece el ítem pueden hacer reservas.

  • No se permiten reservas: este libro no admite reservas.

Importante

Tenga en cuenta que si la preferencia del sistema AllowHoldPolicyOverride está en 'Permitir', estas políticas pueden ser ignoradas por el personal de circulación.

Importante

Estas políticas se basan en la sucursal de origen del usuario, no en la sucursal del miembro del personal que hace la reserva.

Las diferentes políticas de devoluciones tienen los siguientes efectos:

  • El ítem retorna a la sede de origen: El ítem requerirá del bibliotecario que transfiera el ítem a su biblioteca de origen

    • Importante

      Si la preferencia AutomaticItemReturn está ajustada para transferir automáticamente los ítems a su origen, entonces no aparecerá el aviso

  • El ítem retorna a la sede de préstamo: El ítem requerirá al bibliotecario que transfiera el ítem de nuevo a la biblioteca que lo prestó

    • Importante

      Si la preferencia AutomaticItemReturn está ajustada para transferir automáticamente los ítems a su origen, entonces no aparecerá el aviso

  • El ítem queda flotando: El ítem no será transferido desde la sucursal que lo recibió en devolución, al contrario, permanecerá allí hasta que sea transferido de forma manual o prestado en otra sucursal

Por ejemplo, puede permitir reservas en sus bibliotecas, pero no que los nuevos ítems o DVDs se reserven para otras sucursales de forma que se pueda establecer una 'política de reservas' para 'Desde la biblioteca propia' para que esos ítems se puedan reservar si biblioteca propietaria de los ítems y la biblioteca del usuario es la misma. También puede bloquear el préstamo por completo para tipos de ítem específicos en este formulario. Esta es también la forma en que puede configurar los tipos de ítem y tipos que permanecen en la biblioteca titular de los mismos.

2.3.3. Tipos de atributo de usuario

Los atributos de usuarios se pueden utilizar para definir los campos personalizados a asociarse con los registros de su usuario. Para poder emplear los campos personalizados necesita habilitar la preferencia del sistema ExtendedPatronAttributes.

  • Ir a: Más > Administración > Usuarios y circulación > Tipos de atributo de usuario

Un uso común para este campo sería para un número de identificación estudiantil o un número de carnet de conducir.

2.3.3.1. Añadiendo atributos de usuario

Para agregar un nuevo tipo de atributo de usuario, haga clic en el botón 'Nuevo tipo de atributo de usuario' en la parte superior de la página

  • En el 'Código de tipo de atributo del usuario', introduzca un código

    • Importante

      Este campo está limitado a 10 caracteres (letras y números solamente)

    • Importante

      Este valor no puede ser cambiado después de que se define un atributo

  • En el campo 'Descripción', escriba una explicación de lo que este campo contendrá

  • Marque la casilla junto a 'Repetible' para que un registrode usuario pueda tener varios valores de este atributo.

    • Importante

      Este valor no puede ser cambiado después de que se define un atributo

  • Si la casilla 'Identificador único' está marcada, el atributo será un identificador único, lo cual significa que dos usuarios no pueden tener el mismo valor en este campo.

    • Importante

      Este valor no puede ser cambiado después de que se define un atributo

  • Marque 'Permitir contraseña' para que sea posible asociar una contraseña con este atributo.

  • Seleccione 'Mostrar en OPAC' para mostrar este atributo en la página de detalles de un usuario en el OPAC.

  • Marque 'Buscable' para que este atributo se pueda buscar en la búsqueda de usuario en la interfaz administrativo.

  • Marque 'Mostrar en préstamo' para hacer este atributo visible en la página de detalles de préstamo del usuario

  • Categoría con valor autorizado; si uno es seleccionado, entonces en la página de ingreso del usuario solo se permitirán en este atributo valores a elegir entre la lista de valores autorizados.

    • En primer lugar, tendrá que añadir una lista de valores autorizados para que aparezca en este menú

    • Importante

      una lista de valores autorizados no se aplica durante la importación en lotes de usuarios.

  • If you would like this attribute to only be used by specific branches you can choose those branches from the 'Branches limitation' list. Choose 'All branches' to show it for all libraries.

    • Importante

      Note that items with locations already set on them will not be altered. The branch limitation only limits the choosing of an authorized value based on the home branch of the current staff login. All authorized values for item records (LOC, LOST, CCODE, etc) will show in the OPAC for all patrons.

  • Si desea mostrar sólo este atributo a los usuarios de un tipo elija ese tipo de usuario en el desplegable de 'categoría'

  • Si usted tiene muchos atributos puede ser útil agruparlos de modo que usted puede encontrar fácilmente para su edición. Si crea un Valor autorizado en PA_CLASS se mostrará en el desplegable 'Clase' y se puede cambiar la página de atributos para tener secciones de atributos

  • Haga clic en Guardar para guardar el nuevo atributo

Yna vez añadido el atributo aparecerá en la lista de atributos y también en el formulario para añadir/editar usuarios

Si ha creado clases para organizar los atributos aparecerán así en el formulario para añadir/editar usuarios

2.3.3.2. Editando/Borrando atributos de usuario

Cada atributo de usuario tiene un enlace al lado de él para editarlo y/o eliminarlo de la lista de atributos.

Algunos de los campos del atributo no son editables una vez creados:

  • Código de tipo de atributo de usuario

  • Repetible

  • Identificador único

Usted no podrá eliminar un atributo si está en uso.

2.3.4. Límites de transferencia de la biblioteca

Limita la capacidad de transferir ítems entre bibliotecas basados en la biblioteca de origen, la biblioteca de la recepción y el código de colección en cuestión.

  • Ir a: Más > Administración > Usuarios y circulación > Límites de transferencia de la biblioteca

Estas reglas sólo entrarán en vigor si la preferencia UseBranchTransferLimits se establece en 'forzar'.

Antes de comenzar, tendrá que elegir a qué biblioteca le pondrá estos límites.

Los límites de transferencia se establecen sobre la base de los códigos de colecciones que haya utilizado a través de un Valor Autorizado del área de administración.

Los códigos de colección aparecerán como pestañas arriba de los recuadros de opciones:

Marque las casillas de las bibliotecas que aceptan devoluciones para el tipo de ítem que ha seleccionado (en el ejemplo de más abajo - FIC)

En el ejemplo anterior, la colección de Centerville permitirá a los usuarios devolver los ítems de todas las bibliotecas excepto los de Libertad y Franklin a sus sedes.

2.3.5. Matriz de costes de tranporte

La matriz de costes de transporte permite a un sistema de biblioteca definir los costes relativos de transportar libros a otra biblioteca. Para que el sistema utilice esta matriz primero se debe establecer la preferencia UseTransportCostMatrix a 'Usar'.

Importante

La matriz de costes de tranporte tiene prioridad en el control de donde se satisfacen las reservas, si no se emplea la matriz entonces Koha comprueba la StaticHoldsQueueWeight.

Los costes son valores decimales entre un valor máximo arbitrario (p. ej. 1 o 100) y 0 que es el coste mínimo. Por ejemplo, usted podría usar la distancia entre cada biblioteca en kilómetros como su "coste", si eso refleja adecuadamente el coste de su traslado. Tal vez las oficinas de correos sería una mejor medida. Las bibliotecas que comparten una oficina de correos tendrían un coste de 1, las oficinas de correos adyacentes tendrán un costo de 2, etc.

Para introducir los costes de transporte simplemente haga clic en la celda que quiera modificar, desmarque la caja 'Deshabilitar' e introduzca el 'coste'

Después de introducir el coste, pulse "Enter" en su teclado o haga clic en el botón "Guardar" en la parte inferior de la matriz para guardar los cambios.

2.3.6. Alertas de circulación de ítems

Las bibliotecas pueden decidir si quieren notificar automáticamente a los usuarios las novedades de circulación (devoluciones y préstamos).

  • Ir a: Más > Administración > Usuarios y circulación > Alertas de circulación de ítems

Estas preferencias se establecen sobre la base de los tipos de usuario y los tipos de ítems.

Importante

Estas preferencias pueden ser anuladas cambiando las preferencias de mensajería individuales del usuario.

Para configurar las alertas de la circulación:

  • Elija su biblioteca desde el menú desplegable en la parte superior de la pantalla

    • Para establecer las preferencias para todas las bibliotecas, mantenga el menú en 'Por defecto'

  • Por defecto, todos los tipos de ítems y usuarios se les informa de todos los préstamos y devoluciones. Para cambiar esto, haga clic sobre el tipo combinado ítem/usuario al cual quiere dejar de enviar avisos.

    • En el ejemplo anterior, los menores y de niños no recibirán avisos de circulación.

2.3.7. Ciudades y pueblos

Para normalizar la introducción de usuarios se pueden definir las ciudades o localidades dentro de su región a fin de que cuando se añadan usuarios nuevos los bibliotecarios simplemente tengan que seleccionar la ciudad a partir de una lista, en lugar de tener que escribir la información de la ciudad y código postal (o postales).

  • Ir a: Más > Administración > Usuarios & Circulación > Ciudades y Pueblos

2.3.7.1. Añadiendo una ciudad

Para añadir una nueva ciudad, haga clic en el 'Nueva ciudad', situado en la parte superior de la página y escriba el nombre de la ciudad, provincia y código postal.

Una vez que se hace clic en 'Enviar', su ciudad se guardará y se incluirá en la página de ciudades y pueblos

Las ciudades pueden ser editadas o eliminadas en cualquier momento.

2.3.7.2. Viendo las ciudades en el registro del usuario

Si ha definido las ciudades locales que utilizando el formulario de nueva ciudad, luego al agregar o editar un registro de usuario podrás ver las ciudades en un menú desplegable para realizar la selección de ciudad fácilmente.

De este modo, se facilitará la introducción de ciudades en el registro del usuario sin tener el riesgo potencial de errores tipográficos o en códigos postales.

2.3.8. Tipos de vía

Para normalizar la introducción de datos de usuario se puede definir los tipos de vía dentro de su región a fin de que los bibliotecarios los elijan cuando inscriban a un usuario.

Sugerencia

Si se quiere que el tipo de vía aparezca en forma abreviada entonces ingrese la abreviación adecuada aquí. Si quiere que se muestre en forma completa el tipo de vía, también debe ingresarlo aquí.

2.3.8.1. Añadiendo tipos de vía

Para agregar un tipo de vía, haga clic en 'Nuevo tipo de vía' y luego introduzca el tipo de vía en la forma en que lo quiera mostrar en pantalla.

Una vez enviado el formulario, su nuevo tipo de vía semostrará en la página 'Tipos de vía'

2.3.8.2. Viendo los tipos de vía en el formulario para añadir usuario

Al agregar o editar un usuario, si usted tiene los tipos de vía definidos, habrá un desplegable para elegir el tipo de vía.