8.4. Haciendo pedidos

8.4.1. Crear una cesta
8.4.2. Crear una grupo de cestas
8.4.3. Imprimir cestas

Para hacer un pedido debe primero buscar al proveedor o librería al cual desea enviar el pedido.

8.4.1. Crear una cesta

Para crear una cesta usted dispone de varias opciones en la página de resultados de búsqueda de proveedores:

Al lado del nombre del proveedor, usted verá un botón 'Nueva Cesta'

  • When adding a basket you want to give it a name that will help you identify it later

  • Introduzca la dirección de facturación y la dirección de entrega (ésta será por defecto la biblioteca en la que está conectado)

  • Si usted desea cambiar el proveedor puede utilizar el menú desplegable de proveedores

  • Los campos de notas son opcionales y pueden contener cualquier tipo de información

Si tiene contratos agregados al proveedor al que usted está haciendo el pedido, también tendrá la opción de elegir bajo qué contrato está haciendo el pedido.

Cuando haya finalizado, haga clic en 'Guardar'

Una vez que se haya creado la cesta se le presentan varias opciones para agregar ítems al pedido.

  • If you are ordering another copy of an existing item, you can simply search for the record in your system.

    • From the results, simply click 'Order' to be brought to the order form.

      • All of the details associated with the item will already be listed under 'Catalog details.'

  • If you allow patrons to make purchase suggestions (learn more in the Managing Suggestions section of this manual), then you can place orders from those suggestions. In order to keep track of suggestions that have been ordered and received you must place the order using this link.

    • De los resultados, haga clic en 'Hacer pedido' junto al ítem que desea pedir y se irá al formulario de pedido incluyendo el enlace a la sugerencia

      • From this form you can make changes to the Catalog Details if necessary.

      • When the item appears in your basket it will include a link to the suggestion.

    • Los pedidos añadidos a la cesta de esta forma se notificarán al usuario vía correo electrónico de que sus sugerencias han sido pedidas y actualizarán la página del usuario 'Mis sugerencias de compra'.

  • Si está utilizando el módulo de Publicaciones periódicas puede enlazar la información de suscripción con adquisiciones eligiendo 'Desde una suscripción'

    • Después de hacer clic en el vínculo de pedido se le llevará a una página de búsqueda que le ayudará a encontrar su suscripción

    • Sus resultados aparecerán a la derecha del formulario y cada suscripción tendrá un enlace de "Hacer pedido" a la derecha

    • Al hacer clic en 'Hacer pedido' recuperará la información de suscripción en el formulario de pedido y sin una sección de "Añadir ítem" ya que usted está pidiendo simplemente una suscripción y no se necesita un ítem

  • To order from a record that can't be found anywhere else, choose the 'From a new (empty) record.'

    • You will be presented with an empty form to fill in all of the necessary details about the item you are ordering.

  • If you want to search other libraries for an item to purchase, you can use the 'From an external source' option that will allow you to order from a MARC record found via a Z39.50 search.

    • From the results, click the Order link next to the item you want to purchase.

    • If the item you're ordering from an external source looks like it might be a duplicate, Koha will warn you and give you options on how to proceed.

      • From the warning, you can choose to order another copy on the existing bib record, create a new bib record, or cancel your order of this item.

    • In the order form that pops up, you will not be able to edit the catalog details.

  • The final option for ordering is to order from a staged record (learn more about staging records).

    • From the list of files you are presented with, choose the 'Add orders' link.

      • From the list of records, click 'Add order' next to the item that you want to add to your order.

        • From the order form, you will not be able to edit the catalog details.

      • La otra opción es importar todos los registros del archivo preparado, desplazarse hacia abajo en el listado de registros del archivo preparado y rellenar la información del ítem.

        • Si elige esta opción, Koha mirará en los 020$c y cogerá la información de precios de ese campo y lo pondrá en cada línea del pedido.

Después de llevar la información bibliográfica, si preferencia del sistema AcqCreateItem está configurado para agregar un ítem cuando hace el pedido usted introducirá la información del ítem a continuación. Usted tiene que cumplimentar al menos un registro de ítem y hacer clic en el botón 'Agregar' en la parte inferior izquierda del formulario de ítem.

After clicking the 'Add item' button below the item record the item will appear above the form and then you can enter your next item the same way (if ordering more than one item).

Once you have entered the info about the item, you need to enter the Accounting information.

  • Quantity is populated by the number of items you've added to the order above.

    • Importante

      You cannot edit the quantity manually, you must click 'Add' below the item form to add as many items as you're ordering.

  • The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions Administration area.

  • The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions Administration area.

  • El precio del proveedor es el precio antes de que se hayan aplicado los impuestos o descuentos.

  • Si el precio es incierto, marque la casilla de precios inciertos.

    • A basket with at least one uncertain price can't be closed.

  • Si se le cobra impuestos sobre las ventas, elija desde el campo porcentaje de IVA

  • Introduzca el porcentaje de descuento que está recibiendo en este pedido, una vez que lo haya introducido, pulse el tabulador y Koha llenará el resto de campos de costes inferiores.

  • If you added Planning Values when creating the Fund, those values will appear in the two Planning Value fields.

Once an item is added to the basket you will be presented with a basket summary.

Si quieres ver más detalles puede marcar la casilla de verificación 'Mostrar todos los detalles'

From here, you can edit or remove the items that you have added.

  • Choosing to 'Delete the order' will delete the order line but leave the record in the catalog.

  • Choosing to 'Delete order and catalog record' removes both the order line and the record in the catalog.

    • The catalog record cannot always be deleted. You might see notes explaining why.

On the summary page, you also have the option to edit the information that you entered about the basket by clicking the 'Edit basket header information' button, to delete the basket altogether by clicking the 'Delete this basket' button, or to export your basket as a CSV file by clicking the 'Export this basket as CSV' button.

Once you're sure your basket is complete, you can click 'Close this basket' button to indicate that this basket is complete and has been sent to the vendor. If you have your BasketConfirmations preference set to show a confirmation, you will be asked if you are sure about closing the basket.

Al cerrar la cesta se puede optar por agregar la cesta a un grupo para facilitar la impresión y la recuperación. Si marca la casilla 'Adjuntar esta cesta a un nuevo grupo' lo llevará a la lista del grupo donde se puede imprimir un archivo PDF del pedido.

Importante

A basket with at least one item marked as 'uncertain price' will not be able to be closed.

Clicking the 'Uncertain Prices' button will call up a list of items with uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit the items by entering new prices and quantities.

Importante

The Uncertain Prices page is independent of the basket. It is linked to the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for that vendor.

8.4.2. Crear una grupo de cestas

Un grupo de cestas es simplemente un conjunto de cestas. En algunas bibliotecas donde hay varios miembros del personal administrativo que crean cestas, después de un período de tiempo y si van dirigidas al mismo proveedor, es posible agruparlas en un grupo de cestas para hacer un solo pedido. Dicho esto, es posible también tener una sola cesta en un grupo de cestas si ese es el flujo de trabajo utilizado en su biblioteca.

8.4.3. Imprimir cestas

When you are finished adding items to your basket, click 'Close this Basket.'

Se le preguntará si desea crear una orden de compra en este momento.

Your completed order will be listed on the Basket Grouping page for printing or further modification.

Clicking 'Print' below your order will generate a PDF for printing, which will have all of your library information followed by the items in your order.