2.5. Akvizice

2.5.1. Měny a směnné kurzy
2.5.2. Rozpočty
2.5.3. Fondy

Modul Koha Akvizice poskytuje způsob, jak pro knihovnu zaznamenávat objednávky s dodavateli a řízení rozpočtů pro nákupy.

Před použitím Modul akvizice , ujistěte se, že jste dokončili všechna nastavení.

2.5.1. Měny a směnné kurzy

Pokud umístíte objednávky z více než jedné země, budete potřebovat měnové kurzy, aby váš modul akvizice správně vypočítat součty.

  • Cesta: Více > Administrace > Akvizice > Měny a směnné kurzy

Tip

Tento údaj není automaticky aktualizován, takže se ujistěte, že je v aktuálním stavu, aby vaše účetnictví je stále správné.

Aktivní měnou je hlavní měnou, které používáte ve vaší knihovně. Vaše aktivní měna bude zaškrtnutá ve sloupci "aktivní". Pokud nemáte aktivní měnu, zobrazí se chybová zpráva s upozorněním na výběr aktivní měnu.

2.5.2. Rozpočty

Rozpočty se používají pro sledování účetnictví týkající se akvizice. Například byste mohli vytvořit rozpočet na běžný rok (např. 2012) a ten pak rozložit na fondy pro různé oblasti knihovny (např. knihy, Audio, atd.).

  • Cesta: Více > Administrace > Akvizice > Rozpočty

Při prohlídce správy hlavního rozpočtu uvidíte dvě karty, jednu pro aktivní a jednu pro neaktivní rozpočty.

2.5.2.1. Přidat rozpočet

Rozpočty mohou být buď tvořeny od začátku z ničeho, nebo tím, že se zkopírují z rozpočtů předchozího roku.

Chcete-li duplikovat rozpočet z minulého roku, klikněte na odkaz se jménem rozpočtu ze seznamu

Na obrazovce seznamu strukturovaných rozpočtů, klepněte na tlačítko Upravit nahoře obrazovky a zvolte Duplikovat rozpočet

Bude vám zobrazen formulář, kde stačí zadat nové počáteční a koncové datum a uložit rozpočet.

To nebude duplikovat jen váš rozpočet, ale také všechny fondy spojené s tímto rozpočtem, takže můžete znovu použít rozpočty a fondy z roku na rok.

Pokud jste nepoužívali Koha pro akvizici pak budete muset začít znovu s novým rozpočtem. Chcete-li přidat nový rozpočet, klikněte na tlačítko "nový rozpočet".

  • Vyberte časové období tohoto rozpočtu, ať už je to akademický rok, fiskální rok, čtvrtletí, apod.

  • Popis by měl být něco, co vám pomůže určit rozpočet při objednávání

  • V poli pro částku nepoužívejte žádné symboly, stačí zadat výši rozpočtu s číslem a s desetinnými čísly.

  • Označení rozpočtu jako aktivní, dělá ho využitelný při zadávání zakázek v modulu akvizice, a to i v případě, že je objednávka umístěna po datu ukončení rozpočtu. To vám umožní uložit objednávky, které byly zadány v předchozím rozpočtovém období.

  • Uzamčení rozpočtu znamená, že knihovníci nebudou moci fondy upravovat

Jakmile jste provedli své úpravy, klepněte na tlačítko "Uložit změny". Budete přepnuti do seznamu vašich stávajících rozpočtů.

2.5.3. Fondy

  • Cesta: Více > Administrace > Akvizice > Fondy

2.5.3.1. Přidat pole

Fond je přidán k rozpočtu.

Důležité

rozpočet musí být definován dříve, než fond může být vytvořen.

Chcete-li přidat nový fond klepněte na tlačítko Nový a potom zvolte, který rozpočet chcete k fondu přidat.

Ve formuláři, který se zobrazí, můžete zadat základní informace o vašem fondu.

První tři pole jsou povinné, zbytek je volitelný

  • Kód fondu je jedinečný identifikátor pro váš fond

  • Název fondu by mělo být zadán tak, aby mu knihovníci rozumněli

  • Částka by měla být zadána pouze čísly a desetinnými čísly, ale žádné další znaky

  • Warning at (%) or Warning at (amount) can be filled in to make Koha warn you before you spend a certain percentage or amount of your budget. This will prevent you from overspending.

  • Můžete si vybrat, přiřadit tento fond knihovníkovi. Pokud tak učiníte, bude to tak, že jen tento knihovník může provádět změny do fondu

  • Vyberte si, která knihovna bude tento fond používat

  • You can restrict who can order from this fund by choosing either the 'owner', 'owner and users' or 'owner, users and library' from the 'Restrict access to' menu

    • Důležité

      Without an owner, the access restriction will be ignored, be sure to enter an owner as well as choose a restriction

  • Poznámky jsou pro všechny popisné poznámky budete chtít přidat tak, aby knihovníci věděli, kdy použít tento fond

  • Plánovací kategorie se používají pro statistické účely. Chcete-li se dozvědět více o plánovacích kategoriích, podívejte se na Plánovací kateegorie FAQ .

Po dokončení klepněte na tlačítko "Odeslat" a budete přeneseni na seznam všech finančních prostředků (fondů) pro rozpočet.

Napravo od každého fondu najdete volby "Upravit", "Smazat" a "Přidat pořízený fond".

A child fund simply a sub-fund of the fund listed. An example would be to have a fund for 'Fiction' and under that have a fund for 'New Releases' and a fund for 'Science Fiction.' It is an optional way to further organize your finances.

Fondy pro děti se zobrazí s malou šipkou doleva. Kliknutí vám ukáže dětské fondy.

2.5.3.2. Plánování rozpočtu

Při prohlížení seznamu fondů klepněte na tlačítko "Plánování" a zvolte, jak plánujete spotřebovat svůj rozpočet.

Pokud zvolíte "Plán po měsících" uvidíte rozpočtované částky v členění po měsících:

Chcete-li skrýt některé sloupce, můžete kliknout na odkaz "Skrýt" na pravé straně (nebo níže jako na obrázku výše zobrazeném) dat. Chcete-li přidat další sloupce, klikněte na "Zobrazit sloupec" pod nadpisem "Zbývající fond".

Odtud si můžete naplánovat rozpočtové výdaje ručním zadáním hodnoty nebo klepnutím na tlačítko 'Automatické vyplnění řádku'. Pokud se rozhodnete pro automatické vyplnění formuláře, systém se pokusí rozdělit částku, kterou pak budete muset upravit, abyste rozpočet upřesnili.

Jakmile provedete vaše změny, klikněte na tlačítko "Uložit". Pokud chcete data exportovat jako soubor CSV, můžete tak učinit zadáním názvu souboru v poli "Exportovat do souboru s názvem" a klikněte na tlačítko "Export".